קליטה וחניכה של עובד חדש - האם אנו לא מפספסים משהו?

כמעט אחד מכל שלושה עובדים חדשים שנקלטים במקום העבודה, עוזב מרצון או שלא מרצון לפני סוף השנה הראשונה שלו. כמו כן 22% מצוות העובדים עוברים לתפקיד אחר במהלך ששת החודשים הראשונים לעבודה. כך שמשהו שמקורו ברושם הראשוני שאנו יוצרים פוגם בתהליך הקליטה במקום העבודה, דבר העלול לעלות בהפסד כספי לארגון.

לחשב עלות זו עלול להיות מייגע. סקר של pwc משנת 2010 מעריך שהכישלון לשמור על עובד מוכשר בחברה עולה לחברות בבריטניה כ- 42 מיליארד דולר בשנה. במילים אחרות, לאבד עובד מוכשר בשלושת השנים הראשונות שלו בארגון, עלול לעלות לארגון פי שלושה ממשכורתו. עלות זו מורכבת מהצורך לגייס ולהכשיר עובד חדש במקומו, דבר הכולל השקעה המתבטאת במשאבים שהושקעו בעובד שעוזב, בזמן וכסף רב.

מלבד ההוצאות הקשורות לכך, חילופי צוות תכופים משפיעים על המורל ועל התרבות הארגונית. בנוסף, מלבד הצורך לאייש משרות החיוניות לעבודה השוטפת של הארגון, המגויסים אמורים להזרים דם רענן ולהביא רעיונות חדשים לארגון. כך שלא משנה הדרך בה מחשבים זאת, העלות הנובעת מאיבוד עובד נידרש לארגון היא גבוהה. האינטרס של הארגון הינו להבטיח טיפוח והשארות של עובדים בייחוד בשנים הראשונות שלהם בארגון.

איך הדרכה יכולה לסייע?

אז איך תהליך הקליטה משתלב כאן? "Aberdeen consulting" בארה"ב טוענים שהארגונים אשר ישקיעו בתהליך קליטה יעיל ואיכותי ישאירו כ-91% מהעובדים לעומת כ-30% בארגונים שלא. יתכן שתהליך קליטה טוב ויעיל ככל שיהיה לא יהיה המושיע הבלעדי לשימור עובדים חיוניים, אך הסטטיסטיקה מדגישה את חשיבות של תהליך קליטה יעיל ואיכותי.

עם זאת רק 37% מהחברות משקיעות בתכניות קליטה פורמאליות, כאשר מחציתן נמשכות פחות מחודש. רבות אחרות נמשכות רק שבוע ובמקרים מסוימים אפילו יום אחד. עם כמות גדולה שכזו של עובדים העוזבים את מקום עבודתם זמן קצר יחסית לאחר קבלתם לארגון, ניתן לראות שישנה חפיפה ברורה בין השקעה בתכנית קליטה טובה ויעילה לבין השארות עובדים בארגון. ניתן להסיק בצורה הגיונית למה עובד נוטש את מקום עבודתו סמוך לתחילת העסקתו. אם העובד מרגיש לא רצוי, לא מטופל בצורה מתאימה, ולא מקבל תמיכה ומוטיבציה מצד המעסיק בשלבים הראשונים להעסקתו, הסיכוי שיפרוש גדל. מקום זה מהווה את המגרש הביתי של מומחי הדרכה. אנו כמומחים בתחום יכולים לעזור לפתור בעיה זו. לצד דגש בנושאי הדרכת רגולציה, מענה בנושא קליטת עובדים חדשים בצורה יעילה וטובה הוא הדבר החשוב ביותר שאנו עושים.

אנו טוענים שתהליך הקליטה חייב להיות מוטמע בכל ארגון בצורה מתמשכת ולא חד פעמית. מבחינה אידיאלית התהליך אמור להמשך כשנה ולכול הפחות ב-100 הימים הראשונים והקריטיים של עובד בארגון. עם זאת אורך התהליך אינו הפקטור היחידי. המרכיב המשמעותי יותר הוא איכות התהליך. כפי שהדוחות של Aberdeen מצביעים, האיכות היא הפקטור שמשפיע על שימור העובדים יותר מכל מרכיב אחר בתהליך הקליטה.

לשם מה נועד תהליך קליטת עובדים? תלוי את מי שואלים...

איך נדע שתהליך הקליטה מוצלח?

כאשר מדברים על איכות ההדרכה ומעורבות מצד המודרכים, הגיוני לבדוק את הצרכים שעליהם אמורה ההדרכה לענות.

עבור ארגונים הנושא של קליטת עובדים חדשים הוא חשוב - עליהם לגייס ולשמר עובדים איכותיים. אך ברמה המעשית לארגונים יש צורך להכשיר עובדים במהירות האפשרית.

ישנו צורך לנוע בין שתי מטרות של ארגון: מצד אחד מה הארגון מעוניין להנחיל לעובדים החדשים, לבין מה המצטרפים החדשים זקוקים. שתי המטרות לא בהכרח זהות.

הארגון מעוניין בראש ובראשונה ב:

  1. זמן הכשרה מינימלי - ארגון זקוק שעובדים יגיעו לרמת מיומנות גבוהה בזמן קצר ככל הניתן. אחרי הכל, הארגון מגייס עובדים שימלאו את תפקידם בהצלחה. על מנת לעשות זאת בצורה טובה, על העובדים לשלוט במיומנויות מסוימות: שימוש במערכות וכלים, תהליכים, וידע רלוונטי לתפקיד שהם עומדים למלא. כמו כן, יש להבטיח תפקוד מוצלח ושוטף ללא תמיכה יומיומית. אחרי הכל הדרכה עולה כסף, לא כך?
  2. זמן היענות מינימלי ארגונים חייבים להבטיח שצוות חדש מוכשר מבחינה רגולטורית וחוקית. עליהם לוודא שעובד לא יגרום לנזק בעבודתו, לא יגרום לתאונה ולא יפספס הזדמנות מכירתית וכו'. כמו כן הארגון רוצה לוודא שהעובד עובד לפי המדיניות והנהלים. מדיניות של משאבי האנוש בנושאים כגון: חופשות, חופשות לידה, הוצאות וכדומה, חשובה. הארגון זקוק לעובדים המתמצאים בדרך ובצורה שעליהם לתפקד בתוך הארגון ברמה המעשית ויוכלו להעריך היכן הם נמצאים ברמת תפקוד המצופה מהם. מצד שני, אין סיבה לבזבז את זמנו של העובד לענות על שאלות בנושאים אלו.

כמובן שארגונים מעוניינים שעובדיהם ירגישו רצויים, מלאי מוטיבציה, ונרגשים מההתפתחות שלהם בעבודה, אך מטרות אלו נראות משניות בעיני הארגון, ואולי זאת בעצם הבעיה. 

במה מעוניינים המגויסים לעבודה?

העובדים החדשים מעוניינים להיות מותאמים לארגון. אף עובד חדש לא מעוניין להיקלע לצרות ביום העבודה הראשון שלו. כמו כן, העובדים שואפים להיות מוכשרים לתפקידם ולבצע אותו היטב. למעשה כולנו חשים כך. אך אם היה מדובר כאן בפירמידת הצרכים של מאסלו מבחינת הצורך של המצטרפים החדשים, האם אלו היו הצרכים העיקריים? אנו חושבים שלא. לא צפוי שעובד חדש יחזור לבית ויענה לשאלת בן זוגו "איך היה"? בתשובה שהעובד חש התאמה מלאה ומכיר את כל הנהלים והתהליכים.

התשובה הצפויה והרצויה מבחינתנו תהיה:

"זה נהדר, אני נהנה מכך"

"האנשים ידידותיים, התחברתי לאנשים שעושים את אותו תפקיד כמו שלי"

"לא הרגשתי מטופש לשאול שאלות, ובנוסף צפויות הדרכות מעולות"

הצרכים וגורמי ההצלחה לאנשים עשויים להיות שונים מהצרכים המעשיים של הארגון. עד סוף השבוע הראשון להעסקה של העובד, סביר להניח שאלו יהיו הגורמים החשובים:

  • אני מבין מה מצופה ממני בתפקיד
  • הכרתי את כל חברי הצוות איתם אני עובד, ואוכל לספר עליהם בקצרה
  •  אני יודע היכן לבקש עזרה עם שאלות, איך להיעזר במדריכים מעשיים וכו'

כמו כן:

  •  אני מרגיש מחובר לארגון ולסביבתו
  •  אני מרגיש שעשיתי את הבחירה הנכונה
  •  אני מרגיש מחובר ובקיא בתרבות הארגונית

ואולי בשלב מאוחר יותר:

  •  אני מרגיש שייך
  •  אני מרגיש מוערך
  •  אני מסופק מעבודתי

כל אלו הן תחושות של שייכות ופוטנציאל יותר מאשר ביטוי לביצועים או היענות. ישנו הבדל גדול בגישה לאתגר שבתהליך הקליטה.

מה קורה כשמפתחי הלמידה משאירים את הצד הרגשי מחוץ לתמונה?

  •  מעמיסים עם עובדות ומידע מיותר
  •  מדברים על ציות, היענות וציפיות בשלב מוקדם העלול להלחיץ ולהרתיע
  •  מדברים על הארגון ומטרותיו יותר מאשר על חשיבות העובד לארגון ואיך הוא ישתלב בו
  •  לא קשובים מספיק ולא מתחברים למצטרפים החדשים
  • חסרה לנו אמפתיה למצטרפים החדשים - שכחנו שגם אנחנו היינו כאלו פעם

איך מפתחים הדרכה על מנת להשיג תחושות ורגשות חיוביים?

על ידי פיתוח תהליך המערב הזדהות

במדריך לתהליך כניסה לתפקיד העתיד להתפרסם ביוני 2014 אנו חולקים עצות ואופן ישום מיטבי בנושא. אך לפני כן, שאלו את עצמכם שאלה: האם אתם "משדרים על אותו הגל" עם המצטרפים החדשים לארגונכם? האם אתם זוכרים כיצד היה יומכם הראשון בעבודה? ממקום חשיבה זה, האם אתם תומכים בגישה זו בכל הקשור לתהליך ההצטרפות לארגונכם?

אם לא - אתם מפספסים הזדמנות ליצור רושם ראשוני כן ומעודד הזדהות.