כיצד למנף את ה-LMS שלך לתהליך קליטת עובדים מוצלח?

אין ספק כי הצטרפות לארגון חדש היא חוויה עבור כל אחד מאיתנו. זו יכולה להיות חוויה מרתיעה או חוויה נהדרת. מערכת ה-LMS יכולה לשחק תפקיד מרכזי בהפיכת תהיך הקליטה להצלחה, אבל האם אתם מפיקים את המירב ממנה? אתם יכולים (ואנו ממליצים מאוד) להפוך את התהליך הזה לחוויה חיובית ותומכת באמצעות פורטל ה​​מיועד לקליטת עובדים. במאמר זה נסביר את לעשות את זה.

בנינו פתרונות onboarding לארגונים כגון Vodafone, Mc'Donalds, ו-EasyJet, וביוני האחרון פרסמנו את המדריך שלנו Onboarding For Results: Best Practice Guide שמונה את היתרונות ושיטות עבודה מומלצות בניהול תהליך זה​​. אז איפה בעצם נכנסת לתמונה מערכת ה-LMS, ואיך אתם יכולים להשתמש בו כדי לתמוך במצטרפים החדשים? הנה לכם 5 טיפים מהירים:

1. הפחיתו את גורם הפחד

שימו את עצמכם בנעליו של העובד החדש שלכם. אתם מתחילים את היום הראשון במשרד ומקבלת אתכם "בברכה" רשימה ארוכה של נושאים שעליכם להשלים בחודשים הראשונים או יותר... יש הרבה מטלות שצריך לעשות וכאלה שחייבים לעשות. כל מה שמופיע לנגד עינכם הוא כמות העבודה שיש ללמוד, שלא נדבר על כמות המשימות שיש כבר לבצע. וכמובן שצריך ישר להיכנס לעניינים ולעיתים אין כלל חפיפה. אז איפה מתחילים? מה עושים קודם? מה יותר חשוב? למי לפנות ומי מלווה אותי בתהליך? האם זו החוויה הראשונית הטובה ביותר שאפשר (או כדאי) ליצור? מערכת ה-LMS שלך יכול לספק את מערכת התמיכה הנחוצה לעובדים חדשים על ידי חלוקת הלמידה שלהם לחתיכות הניתנות "לעיכול" טוב יותר, וע"י הבניית חווית הקליטה. ע"י השימוש ב-Totara LMS ניתן לשלב יכולות כמו ניהול תכניות הסמכה, תוכניות למידה והתפתחות אישית, וקורסי הכשרה ייעודיים כדי לעזור לעצב ולהציג את הלמידה באופן יותר ידידותי לעובד. כל זה יכול כל להתחיל עם בלוק ניווט ברור בעמוד הבית שמברך את העובד למסע הקליטה. 

בלוק ניווט זה יכול לקחת את העובד לתפריט בעמוד נחיתה המוביל לתוכניות למידה אישיות, קורסים או מסלולי הסמכה. עמודי קורס ב-LMS Totara הם גמישים מאוד ומאפשרים לכם לבנות את הנושאים בחלקים קטנים של למידה. הם יכולים להיות קטעי וידאו, לומדות, בחנים, מסמכים, פורומים, הדרכות פרונטליות ועוד, כולם תחת הכותרת של קורס אחד. להלן דוגמא שבה הפעילויות ערוכות בצורה מסודרת וברורה, כאשר הן מציינות את סוג אוביקט הלמידה, אורכו והאם הוא פריט חובה או לא. בנייה בדרך זו יכולה לעשות את תהליך הקליטה פחות מרתיע ויותר מובנה ותומך עבור העובד החדש.  

Leverage your LMS for onboarding_1

2. הפכו את זה לאישי

אם אתם חלק מארגון גדול, סביר להניח שתהליך הקליטה הוא כבר בחלקו או ברובו דיגיטלי, הכולל גם פעילויות תוך כדי עבודה, עם תמיכה של המנהל, עמיתים או מנטורים. אבל בסופו של דבר, כולם עסוקים - האם העובדים החדשים שלך הולכים להישאר רב הזמן לבדם מול המסך?

בתקופה קריטית זו, איזון בין פעילויות online ל-offline יאפשר לכם לשלב את פעיליות הלמידה היעילות עם הפעילויות הפחות אמפתיות. עובדים חדשים צריכים גם קשר אנושי, בין אם זה עם מאמנים, מנטורים, מומחי הידע או המנהלים שלהם (או אפילו כולם), ויש צורך בפתרונות אפקטיביים ויעילים המאפשרים למידה בקצב אישי, המתפקדים ככלי תומך ביצועים בארגון. וכמובן, רוב הלמידה תתרחש מחוץ לקורסים הפורמליים. העובדים החדשים שלכם בעיקר ילמדו תוך כדי תנועה, תוך כדי עבודה ומעמיתיהם, כך שעליכם להבנות כמה שיותר הזדמנויות ליצירת קשרים וללמידה חברתית במהלך הקליטה​​. כדי למזער את ההתעסקות האדמיניסטרטיבית ולאפשר חוויה של למידה אישית, הנכם יכולים להשתמש ביכולת ניהול האוכלוסיות (עפ"י היררכיה ארגונית/ עיסוקים/ מיקום גיאוגרפי/ פרמטרים דינמיים) המובנית ב- Totara LMS כדי לנתב קורס עבור קבוצה של לומדים ולאפשר להם ללמוד מתוכן המיועד רק לתפקידם, ובדרך שלהם. עם תכנית מובנית שמסמנת את ההבדל בין למידת חובה ולמידת רשות, העובד עושה שימוש טוב יותר בזמן שלרשותו ומתמקד במה שהוא באמת צריך לדעת. וכדי להעצים את החוויה ולהגביר את תחושת המעורבות, מצאו שיטות תגמול, עודדו פעילות חברתית באמצעות בלוגים ופורומים, והציעו "התערבויות" פרונטליות דרך ה-LMS כך שלעובד תהיה יכולת הבחירה לנהל את הזמן שלו. פלטפורמת ה-LMS שלכם יכולה להפוך לחלק חיוני בהעצמה והתאמה אישית של תכנית הקליטה בארגון על ידי מיפוי של תכנית למידה מותאמת אישית. תכנית קליטה חזקה יכולה לספק גישה לאנשים, משאבים ולכלים הספציפיים לכל עובד.

בדוגמא הבאה תוכלו לראות תכנית מותאמת אישית המסייעת ללומד לזהות את מה שעליו לעשות ומתי. תוכלו גם להתרשם מסוג שונה של הגדרות השלמה ותגמול בתוכנית המודדת השלמה עפ"י התרומה שלך לפעילויות קהילתיות, מטלות קורס, אתגרים ועוד.

pic 4

3. מתגו את זה

כפי שאנו מדגישים שוב ושוב, תקופת הקליטה היא חוויה הנצרבת בתודעת העובד ולרב משפיעה על תפישתו את הארגון ומידת שביעות רצונו - לכן, צריך למתג אותה נכון ולהשאיר רושם ראשוני מעולה! אנחנו בעצם מדברים על הגדרת ציפיות של מי שאתם כעסק, מה המותג שלכם מייצג, איזה סוג של אנשים עובדים בעסק הזה ואת "גוון הקול" בו אתם מצפים מאנשים לתקשר. מחשבות אלו מתחילות עוד בשלב הגיוס כאשר מועמדים מקבלים החלטה האם אתם הארגון עבורם, אבל גם נמשכות בתהליך הקליטה כאשר אתם מגדירים את הציפיות מבעוד מועד ושמים אותן על השולחן כבר מהיום הראשון. לפלטפורמת ה-LMS יש את היכולת וההזדמנות להגיד משהו על המותג שלכם (ועל התרבות הארגונית), שלתכני הלמידה בפני עצמם אולי אין. ה-LMS מאפשר לכם לשלב משאבי למידה בדרך מסודרת שמעבירה לעובדים החדשים את המסר: "אנו מעריכים אותך. אנחנו רוצים לעזור לך להצליח בתפקיד החדש שלך ואנו עסק יעיל, מאורגן, שמשקיע בלעשות את העבודה נכון."

 

4.    דאגו למוטיבציה ותגמול בעזרת תגים (Open Badges)

אף אחד לא נשאר אדיש למוטיבציה ותגמול... אל תשכחו להשתמש בטריגר הזה לעובדים חדשים. כשניגשים לבנות את תהליך הקליטה האידיאלי חלק גדול מהפעילות צריכה להיות ממוקדת באמפתיה ולפנות לרגשות על מנת להעניק לעובד החדש תחושת שייכות. ככל שמתקדמים במסע הקל��טה לעתים קרובות אנו רואים את רמת הלמידה האמפתית יורדת והיא סובבת יותר סביב מיומנויות, רגולציה ויכולות נדרשות למילוי התפקיד, כאשר הפוקוס עובר מצרכי העובד לצרכי העסק. בשלב זה רמת המוטיבציה בקרב העובדים בד"כ יורדת, במיוחד בתפקידי מכירות ושירות בהם יש צורך מתמיד לשמור על רמת המחוייבות גבוהה ואף על רמה של תחרותיות. שיטה של תגמול/פרס היא דרך נהדרת לשמר אמפתיה בתכנית למידה יעילה המשנה התנהגות ובהשגת יעדים. תגמול הוא גם דרך מצויינת להניע אנשים ולגרום להם להרגיש מוערכים ושההישגים שלהם מקבלים משמעות ותוקף בארגון. ככה זה יכול להיראות:

5. מדדו את ההצלחה שלכם והמשיכו להתפתח

אם אתם לא מנהלים את תהליך הקליטה שלכם בפלטפורמת ה-LMS, איך אתם מודדים את הצלחתו? איך אתם יודעים שהוא עובד? האם הוא נותן מענה ממשי למצטרפים החדשים ולצוותים שלהם?

ב- Totara LMS ישנם כלי דיווח ומעקב חזקים מובנים שיכולים לסייע רבות גם למנהלים חדשים וגם למנהלי הפיתוח הארגוני. כלים אלה מאפשרים מדידה וניטור יעיל יותר של הצלחת תהליך הקליטה, ובקלות יכולים לסמן תחומי חוזק וחולשה בקרב עובדים חדשים (וגם ותיקים). מדידת ההצלחה של תהליך הקליטה חשובה על מנת לשמור ולוודא שה- LMS יתפתח עם דרישות העובד. ולכן חשוב לעמת זאת מול העובדים ולבחון האם מערכת ה-LMS עדיין משרתת את המטרה המקורית אליה היא נועדה ועונה על הצרכים שלהם? כדי לעשות זאת, שילוב של שאלונים מדידים, המגובים בניתוח SWOT, הגדרת האסטרטגיה ומערכת יחסים קרובה עם שותף ה-LMS שלכם יעזרו לכם ללמוד מהצרכים של המצטרפים הנוכחיים ולדאוג שהמערכת תיתן גם מענה לצרכים של העובדים הבאים.

רוצים לדעת איך אנחנו יכולים לעזור לכם בתהליך הקליטה?

בגרסת הענן המתקדמת של Totara - פלטפורמת LearningZone, תוכלו להתחיל וליישם את תהליך הקליטה שלכם בקלות ובמהירות בעזרת תהליך ומתודולוגיות מובנות המבוססות על Best Practices של העברת ידע בנושאי מכירות, טכנאים, שירות, רגולציה, עובדים חדשים וניהול. פלטפורמת LearningZone מבית Kineo Israel משמשת כפלטפורמה מרכזית להעברת ידע והכשרת ההון האנושי בחברות ישראליות ובינלאומיות כגון: שטראוס, פלאפון, טבע, כלמוביל, ביה"ח שיבא - תל השומר Nikon, Sony, Tesco, Pepsico, EasyJet וחברות מובילות נוספות. ממשק המשתמש הידידותי של LearningZone, זמינותה לשימוש מיידי, ונגישותה בכל מכשיר יוכלו לתת לכם ולעובדים החדשים שלכם התחלה נעימה וטובה בארגון ובתפקיד. אתם מוזמנים לפנות אלינו עוד היום לקבלת פרטים נוספים, ליצירת קשר לחצו כאן

לכתבה באנגלית לחצו כאן

 

 
 
הוסיפו את התגובה שלכם...