בחירת מערכת ניהול למידה - LMS

כאן ב-Kineo, אנו מאוד אוהבים פתרונות המבוססים על קוד פתוח, ובפרט מקדמים שימוש במערכת Moodle ובמערכת Totara LMS (גרסת Moodle המותאמת לארגונים) אותן אנו מטמיעים כמערכת ניהול הלמידה המועדפת לפתרונות של לקוחותינו. יחד עם זאת, יש מגוון פתרונות למערכות ניהול למידה - מערכות סגורות ומערכות קוד פתוח - וזה עלול להרגיש כמו שדה מוקשים.

ובכן, היכן מתחילים? על מנת לסייע לכם בקבלת ההחלטה, הנה עשרה דברים שעליכם לדעת בהקשר של בחירת מערכת LMS לארגון.

#1: התחילו עם המשתמשים


הם אלו שיצטרכו לחיות עם המערכת יום-יום. תנו משקל לחוויית השימוש שלהם, ולא רק של מנהלי המערכת. חשבו על המשתמשים החשובים ביותר שלכם ותארו אותם במונחים קונקרטיים, כגון מאפייני אישיות, רקע, והיסטוריית למידה. תעדו מעין "יומן" משתמש עבור כל פרסונה. שימו לב לשאלות הבאות:

  • מהן האינטראקציות העיקריות שלהם עם מערכת ניהול הלמידה?
  • מה הכי חשוב להם?
  • מה צפוי לתסכל אותם במיוחד?

#2: נסחו אסטרטגיית למידה ברורה


הקדישו זמן ליצירת אסטרטגיית למידה כוללת לארגונכם - או אם כבר יש לכם אסטרטגיה כזו, וודאו שהיא מעודכנת והחיבור שלה לנדרש ממערכת ניהול הלמידה ברור. נסו לחשוב שנה, 5 שנים ואפילו 10 שנים קדימה. חברו יעדי למידה ליעדים אסטרטגיים ולקהלי משתמשים עתידיים אפשרייים. ערכו סיעור מוחות על איזה סוגי למידה עליכם לספק, מתי, מדוע וכיצד. ואז, השתמשו באסטרטגיה זו על מנת להניע את תהליך בחירת מערכת ניהול הלמידה שלכם, וכן את השלבים ליישום מרכיבים עתידיים של המהלך.


#3: מצאו מקורות השראה


חשבו על אתרים שאתם אוהבים ושעובדים היטב עבור המשתמשים שלכם כבר כעת. חשבו על חוויית השימוש שאתם רוצים ליצור עבור המשתמשים בארגון שלכם. הקדישו זמן לגלישה באתרים שתואמים את החזון שלכם ורשמו מה הדברים שאתם אוהבים בהם. שתפו את האתרים הללו ואת הממצאים שלכם עם שותפים אפשריים לאספקת פתרון ה- LMS. הזכירו לעצמכם שמערכת ניהול למידה לא חייבת להיראות נורא ולגרום למשתמש להעלות דמעות בכל פעם שהם נאלצים להשתמש בה. לצערנו מערכות ניהול למידה רבות מדי באות עם ה"פיצ'ר" הזה. דאגו לכך שהבחירה שלכם לא תהיה כזו.


#4 ערבו בעלי עניין פנימיים


אין ספק שגופי ההדרכה, משאבי אנוש ומערכות מידע מובילים או לוקחים בעלות על מערכת ניהול הלמידה(לפחות בהיבט של האחריות התקציבית של הנושא), אבל המשתמשים העיקריים במערכת כוללים פעמים רבות עובדים מגופי האיכות והבקרה, שיווק ומכירות, פיתוח ארגוני ומנהיגות, תפעול ועוד. עמדו על כך שקבוצות אלו תהיינה מעורבות באופן פעיל בתהליך הבחירה - תעדו את מקרי השימוש שלהם (use cases) - הדרישות ההכרחיות מצידם ודברים עליהם הם יכולים לוותר.


#5: הכירו את הנתונים שלכם


הרבה מהיכולות והערך המוסף של מערכת LMS - כגון שיוך למידה למשתמשים והפקת דוחות - תלוי במידע ממערכות משאבי האנוש שלכם. . עליכם להכיר היטב מידע זה וליצור שיח משמעותי עם הגורמים האחראים למידע זה בארגון. שתפו אותם בחזון שלכם לגבי דוחות והקצאת למידה, וקבלו מהם רעיונות ומשוב כיצד נתוני מש��בי אנוש קיימים יכולים לתמוך בדרישות אלו.


#6: בחנו התאמה לפונקציונליות נדרשת, ולא פיצ'רים


ערכו רשימה של כל הדברים החשובים שה-LMS אמור לעשות עבורכם. פעמים רבות זה עשוי לכלול מרכיבים של אוטומציה של תהליכים ופעולות, ואפשרויות שונות של דרכי למידה. לאחר כן, שתפו מחלקות וגורמים בעלי עניין נוספים ברשימה זו, על מנת להבין את הנגזר מכל סעיף זה. השוו את הרשימה לפונקציונליות בפועל של מערכות ניהול הלמידה שאתם בוחנים כבר בשלב זה. עצם העובדה שיש למערכת ניהול למידה פיצ'ר כזה או אחר, אין פירושו של דבר שאתם צריכים אותו. שותף טוב שמספק פתרונות ניהול למידה יימנע מלסחרר אתכם עם צלצולים וזיקוקים ובמקום זאת יתרכז בהצלחת הפונקציונליות שאתם זקוקים לה.

#7: תכננו לקראת צמיחה עתידית


כאשר מתפתחות הדרישות העסקיות והטכנולוגיות, ישתנו גם צרכי הלמידה שלכם. לכן, חשוב להשקיע במערכת ניהול למידה שיש לה את הגמישות לביצוע התאמות מהירות לזמנים משתנים - LMS שיכול לגדול יחד אתכם. בחנו את הגמישות של פתרונות אפשריים לביצוע שיוניים קטנים וגדולים. כמה מהר ניתן לשלב בהם טכנולוגיות חדשות, ומהי העלות הקשורה בכך?

#8: שאלו לגבי תהליך ההדרכה והליווי


למרבה האירוניה, אנשי הדרכה רבים שואלים לגבי תהליך ההדרכה והליווי רק בשלבים מאוחרים של הטמעת מערכת ניהול הלמידה. אל תעשו את אותה טעות. חפשו שותף שיספק פתרון LMS ושיודע לשים דגש על הכשרה והקניית יכולות לצוות שלכם. דבר זה חשוב במיחוד אם הצוות שלכם פחות בקיא ומיומן בשימוש בכלים כאלו. הבנה מקיפה של היכולות של מערכת ניהול למידה והדרכים הנכונות להשתמש בה הן נקודות קריטיות להצלחה - וודאו שאתם מגדירים היטב ומראש זמן ומאמץ להכניס את הצוות שלכם לעניינים.

#9: דעו לקראת מה אתם הולכים


הבטיחו לעצמכם חבילת תמיכה וליווי טובה. פירוש הדבר הוא שעליכם לגבש תכנית תמיכה שתואמת את היקף הצרכים שלכם ומאפייני הארגון. גם אם אתם המערכת מותקנת על שרתי הארגון וגם עם היא מתארחת אצל הספק, חשבו על מידת התכיפות וההיקף של העזרה והתמיכה לה תזדקקו. חקרו את הזמינות והאיכות של התמיכה לה תוכלו לצפות על ידי פנייה לממליצים ולרשתות חברתיות מקצועיות. האם מנסים להקסים אתכם בעת תהליך המכירה ואז לעזוב אתכם לאנחות בשלב התמיכה? שאלו את האנשים הנכונים על מנת שתמנעו ממצב לא נעים זה.


#10: בנו נכון את היסודות, ובצעו התאמות והרחבות לאחר מכן


חשבו על הטמעת מערכת LMS כעל מסע. במקום לבחור בהשקעה מאסיבית מראש על כל התאמה ופיתוח משלב איסוף הדרישות, עלו לאוויר בשלב ראשון עם יישום הקרוב כמה שאפשר ליכולות היסודיות של המערכת. הצרכים משתנים פעמים רבות לאחר שמיישמים מערכת ניהול למידה ואפילו דברים שבתחילה נראים כהכרחיים עשויים לרדת בסדרי העדיפויות כאשר משתמשי המערכת באמת מתחילים להכיר אותה ואת היכולות הגלומות בה. כמובן שעליכם לבחור שותף למסע שיש לו תכניות לפיתוח עתידי של המוצר, אם על פי צרכים והתאמות ייחודיות שלכם, ואם מתוך תכנית פיתוח חדשנית ויסודית של המוצר.


(שימו לב שהצלחנו לא לכלול את עצה #11: בחרו במערכת Totara – אבל כמובן, אתם יודעים שיש לכם את האפשרות הזאת…)

מעוניינים בייעוץ לגבי בחירת מערכת LMS? סייענו לארגונים רבים לקבל החלטה נכונה. דברו איתנו: info@kineo.co.il או בטלפון - 09-7414460