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Guía para reuniones efectivas uno a uno

Blog posts | 08.06.2021

Steve Blackmore

Learning Platforms Solutions Consultant at Kineo US

Ya sea que seas un gerente nuevo o más experimentado que busca mejorar sus sesiones de capacitación, establecer un método eficaz para llevar a cabo reuniones individuales con los empleados es uno de los pasos más importantes que debes tomar como líder. Estas reuniones tienen un propósito mayor que las simples reuniones de seguimiento y brindan excelentes oportunidades para construir relaciones de confianza con los miembros del equipo, y también te permiten brindar retroalimentación y entrenamiento oportunos durante todo el año. Estos controles frecuentes e informales también son excelentes vías para apoyar el desarrollo de tus empleados. Al revisar sus objetivos con regularidad, no solo tienes la oportunidad de escribir su revisión anual a lo largo del año, sino que el logro de los objetivos será mucho más alcanzable cuando te reúnas de forma rutinaria con tus empleados para revisar su desarrollo, celebrar los éxitos y ayudar a eliminar cualquier obstáculo.

¿Listo para mejorar tu 1: 1 habitual? Sigue estos cuatro pasos, simples pero estructurados.

Establece una agenda y una frecuencia para tus discusiones de empleados 1: 1

La mayoría de los gerentes se reúnen semanal o quincenalmente con sus empleados. Trata de no pasar demasiado tiempo sin hablar con ellos en persona para que puedas mantenerte conectado con su trabajo y sus necesidades. Trata de establecer una agenda flexible para aprovechar al máximo el tiempo con cada empleado.

Para una reunión de 30 minutos, puedes intentar seguir esta agenda en la reunión uno-a-uno, con un empleado:

  • 5 minutos: saludos y "charla rompe hielo"
  • 10 minutos: elección de temas por parte del empleado
  • 10 minutos: elección de temas por parte del gerente
  • 5 minutos: medidas propuestas y próximos pasos tanto para el gerente como para el empleado

Intenta concentrarte en elementos más estratégicos que simples actualizaciones de estado. Considera preguntarle a tu empleado sobre cualquier barrera que esté enfrentando o qué puede hacer para ayudarle a superar un desafío. Si está programado para reunirse durante una hora, es posible que también tengas tiempo para discutir temas relacionados con el desarrollo personal y profesional del empleado, además de discutir sus tareas diarias relacionadas con el trabajo.


Empodera a tu empleado para que lidere la reunión 

Intenta empezar tu próxima reunión con la pregunta abierta: "¿Qué hay en tu lista para hoy?" o, "¿Qué te gustaría conversar hoy?" Esto le indica a tu empleado que este es su momento y lo anima a compartir sus pensamientos e ideas. Esto también asegura que la conversación fluya en ambos sentidos, permitiendo que cada persona tenga tiempo para hablar. Darle al empleado el espacio para iniciar la conversación también le permite plantear cualquier problema o inquietud que el gerente aún no conozca, eliminando así cualquiera de los "puntos ciegos" del gerente.

Considera utilizar una herramienta de colaboración hospedada en la nube en la que ambas partes (el gerente y el empleado) puedan publicar temas de discusión con anticipación, así como documentar resúmenes de conversaciones y cualquier elemento de acción o pasos siguientes. Esto ayuda a que todos se mantengan organizados y preparados durante la reunión y sirve como un registro documentado de la conversación.


Utiliza el espacio 1: 1 para revisar el plan de desarrollo del empleado

No nos vamos a cansar de repetir; las conversaciones sobre desarrollo deben realizarse con frecuencia e informalmente, ¡y no limitarse a una sola vez al año! Usa el tiempo con cada empleado para celebrar sus éxitos recientes, documentar y medir el progreso hacia sus objetivos individuales y organizacionales, y brindar los comentarios necesarios o discutir cómo puedes ayudar a eliminar las barreras de su camino. Si tu empleado está luchando o estancado, considera dividir sus objetivos más grandes en metas más pequeñas y medibles que puedan lograr antes de su próxima reunión. Esto hace que los objetivos más grandes sean menos abrumadores, y también conduce a una mayor responsabilidad tanto para ti como para el empleado.

 

Genera conversaciones durante todo el año para dar forma a la revisión anual 

¿Le temes al proceso lento de compilar revisiones e informes anuales? Considera escribir tu revisión anual durante todo el año, en función de las reuniones de verificación periódicas con tus empleados. Tomarte unos minutos para documentar notas durante todo el año después de las reuniones individuales programadas regularmente con los empleados ahorrará horas dedicadas a documentar (y luchar para recordar incidentes específicos) cuando llegue el tiempo de revisión anual.

El uso de una herramienta de gestión del rendimiento como Perform hace que este sea un proceso fácil y sencillo. Tanto los gerentes como los empleados obtienen la capacidad de rastrear el desempeño de los objetivos identificados, obtener visibilidad de los datos relacionados con el desempeño de toda la organización e incluso pueden hacer uso de un sistema integrado para recopilar comentarios en 360 ​​grados de los colegas del empleado, como sus pares, gerentes, e incluso los subordinados directos del empleado si los tienen.

Al igual que muchas otras tareas, la gestión de los subordinados directos requiere una estrategia que se debe realizar de forma eficaz y mejorar las operaciones de un equipo. Llevar a cabo controles semanales con los empleados te permite establecer relaciones de confianza basadas en la responsabilidad mutua y el intercambio abierto de ideas, además de ayudar a cada uno de ustedes a monitorear el progreso hacia las metas. Las reuniones personales efectivas con subordinados directos no tienen por qué ser una lucha o un misterio cuando se presta atención a aprovechar al máximo este valioso tiempo juntos.

Steve Blackmore

Learning Platforms Solutions Consultant at Kineo US


Steve Blackmore has over 20 years of experience in Information Technology, Learning & Development, project management and leadership roles. He has helped organizations reach their business goals by designing, developing and implementing learning solutions leveraging technology.

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